Managed Print Services

So effizient ist Drucken as a Service

von - 08.08.2017
Drucken as a Service
Foto: Bild: Shutterstock / Jiw Ingka
Das Auslagern des Druckmanagements schafft Transparenz und senkt Aufwand und Kosten. Der Service der Anbieter ist meist sehr umfangreich - von der Materialbeschaffung bis hin zu Reparatur oder Wartung.
Druckkosten in Unternehmen
Quelle: OKI
Das Druckvolumen in deutschen Unternehmen steigt von Jahr zu Jahr. Bei Großkonzernen, etwa bei Versicherungen, sind es zum Beispiel die vielen Verträge, die gedruckt an die Kunden gehen. Aber auch der Mittelstand hat mit Anschreiben und Rechnungen täglich ein gigantisches Druckvolumen zu bewältigen. Fragt man die Firmen nach der Menge der gedruckten Seiten und die Kosten dafür, erntet man oft nur ein Schulterzucken. Diese Unwissenheit bestätigen jedes Jahr aufs Neue Studien und Befragungen.

Große Einsparungen

Den Druckerherstellern ist seit Langem klar, dass nach der Beratung und dem Verkauf von Druckern das Geschäft im Support und in den Verbrauchsmaterialien liegt. Hersteller wie Lexmark, Ricoh oder Xerox waren mit die ersten, die Managed Print Services (MPS) vermarkteten, um Kunden langfristig an sich zu binden. Das ist natürlich das Ziel der Hersteller. Und was hat der Kunde von MPS? Ganz klar: Er spart vor allem Druckkosten – und zwar bis zu 30 Prozent.
Aber woher kommen diese enormen Einsparungen eigentlich? Die Antwort finden die Kunden meist selbst, wenn sie sich ihre wilde Druckerlandschaft ansehen, für die sie mit viel Mühe und Aufwand unterschiedlichste Tonerkartuschen besorgen müssen.
Hinzu kommt bei diversen Herstellern das Problem des technischen Supports. Sie verweisen ihre Kunden teilweise an Systemhäuser oder an Händler. Das hält die Inhouse-IT auf Trab und kostet Geld. Selbst wenn tatsächlich ein mittelständisches Unternehmen seinen Verbrauch im Druck­bereich beziffern kann, so ist es mit Sicherheit nicht in der Lage, Verlässliches über den jährlichen Support- und Verwaltungsaufwand zu sagen.

Das MPS-Konzept

Das Konzept von Managed Print Services ist simpel und intelligent: Ein Unternehmen bezieht  über einen Anbieter – Hersteller, Händler oder Systemhaus – seine multifunktionalen Output-Systeme, die alle via Netzwerk arbeiten. Eine im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte im Unternehmen und steht einem Support-Partner auf Wunsch auch per Remote zur Verfügung. Sobald bei einem Gerät die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, wird automatisch der Nachschub bestellt. Auch im Fall eines technischen Pro­blems wird der Partner automatisch informiert, er kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung kommt. Das ist, kurz gesagt, die technische Seite von MPS.
Der kaufmännische Teil sieht so aus: Der Hersteller, der Händler oder das Systemhaus schließt mit dem Kunden einen Vertrag ab, der ihm alle technischen Services garantiert. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien und Wartung sieht der Kunde in den monatlichen Abrechnungen und hat so die volle Kostenkontrolle über den Verbrauch – falls gewünscht sogar heruntergebrochen auf einzelne Abteilungen. Im Vertrag sind oft die Verbrauchs- und auch die Wartungskosten für ein ganzes Jahr definiert. Wenn der Kunde will, kann er so den Preis für jede einzelne gedruckte Seite berechnen. Die bisherigen Kosten der internen IT für den Support- und Verwaltungsaufwand entfallen beziehungsweise lassen sich leicht mit dem MPS-Vertrag aufrechnen.
Die Geräte kauft oder least das Unternehmen. Das hängt nicht zuletzt vom MPS-Modell des Anbieters ab. Auch die Verträge über Verbrauchsvolumen sind meist sehr variabel. Einige Anbieter arbeiten mit einem fixen Druckvolumen pro Monat zum Festpreis. Weitere Seiten kosten dann extra. Es können aber auch ohne festes monatliches Volumen einfach die anfallenden Druckkosten pro Seite berechnet werden.
Schulung empfohlen
Nach dem Start eines MPS-Vertrags stehen im Unternehmen oft neue Geräte mit vielen Möglichkeiten, die allerdings einige Mitarbeiter aus Unwissenheit nicht ausschöpfen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter an den Geräten zu schulen. Features wie Scan to Network oder Secure Printing sowie Funktionen zum direkten Archivieren von Dokumenten sind wertvoll im Büroalltag und erledigen viele Arbeitsschritte mit wenigen Handgriffen.
Solche Schulungen hat der MPS-Anbieter oft gleich mit im Portfolio oder er bietet sie über einen Händler oder ein Systemhaus an.