Business-Kommunikation

Die E-Mail wird wieder mal totgesagt

von - 27.08.2018
E-Mail
Foto: one photo / Shutterstock.com
Chat- und Collaboration-Plattformen machen der E-Mail im Business-Alltag Konkurrenz. Aber als kompletter Mail-Ersatz taugen die Lösungen noch lange nicht.
E-Mail
Unangefochten: Die E-Mail ist in deutschen Unternehmen digitaler Kommunikationskanal Nummer eins.
(Quelle: Bitkom Research (n = 1106) )
Totgesagte leben länger – dieser Spruch scheint für die E-Mail geschaffen worden zu sein. Seit mehreren Jahren wird immer mal wieder ihr Untergang beschworen. Ein aktuelles Beispiel ist der „Tech Trend 2018“ des Investitions- und Beratungsunternehmens GP Bullhound, der 2018 als das Jahr sieht, das das Ende der E-Mail einläutet. Dafür sorgen der Studie zufolge Chat- und Collaboration-Dienste wie Slack, Workplace by Facebook oder Microsoft Teams.
Auch wenn bisher alle Meldungen vom Tod der E-Mail maßlos übertrieben gewesen sind, so heißt dies ja nicht, dass das für alle Zukunft so sein muss. Könnte also jetzt vielleicht mehr dran sein?
Nicht, wenn man sich die Zahlen anschaut. Täglich werden derzeit weltweit über 280 Milliarden Mails verschickt. Das geht aus einer aktuellen Studie der Radicati Group hervor. Und die Analysten rechnen beim E-Mail-Aufkommen in den nächsten Jahren sogar mit einem jährlichen Anstieg von mindestens 4,3 Prozent. Behalten sie recht, würden 2022 weltweit mehr als 333 Milliarden E-Mails pro Tag versendet.
Deutschland ist da keine Ausnahme. Auch hierzulande erreichte das E-Mail-Volumen im vergangenen Jahr einen neuen Höchststand von 771 Milliarden E-Mails. Von dieser Warte aus betrachtet, macht der Todeskandidat E-Mail also noch einen quicklebendigen Eindruck.

Kanal Nummer eins

„Die E-Mail wird in jeder Firma eingesetzt, sie ist digitaler Kommunikationskanal Nummer eins“, betont denn auch Nils Britze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Digitalverband Bitkom. „Die E-Mail profitiert vom Netzwerkeffekt. Je mehr Leute eine Plattform nutzen, umso größer wird ihre Bedeutung und umso mehr Nutzer schließen sich an. Der Wandel bei der Nutzung der E-Mail wird daher eher schrittweise als disruptiv erfolgen.“
Auffällig ist aber: Dem „Bitkom Digital Office Index 2018“ zufolge korrespondieren zwar alle Unternehmen häufig über E-Mail, doch holen andere digitale Kommunikationskanäle auf. Beliebter werden vor allem Online-Meetings und Videokonferenzen, die fast jedes zweite Unternehmen häufig einsetzt (2018: 47 Prozent, 2016: 40 Prozent). In mehr als jeder dritten Firma (38 Prozent) wird inzwischen häufig über ein Mitarbeiter- oder Kundenportal kommuniziert. 2016 tauschte sich erst jedes vierte Unternehmen (28 Prozent) häufig darüber aus.

E-Mail: „Kakerlake des Internets“

Auch Johann Butting, Head of EMEA bei Slack, glaubt nicht, dass die E-Mail aus unserem Arbeitsleben verschwindet: „Pro Monat landen etwa 600 Mails im Posteingang eines jeden Angestellten, und wir verbringen täglich rund eineinhalb Stunden damit, diese zu bearbeiten. Das ist in unseren Augen ein zu hoher Zeitaufwand. Ich glaube aber, der Sättigungspunkt der E-Mail-Nutzung ist überschritten. Cal Henderson, einer der Slack-Co-Gründer, bezeichnet sie gern als ,Kakerlake des Internets‘ – man wird sie nie ganz ausrotten können. Aber: Ihr Einsatzgebiet wird kleiner.“
Anna-Lena Schwalm
Analystin bei Crisp Research
Foto: Crisp Research
„Die E-Mail gehört auch in Zukunft noch zu den elementaren Anwendungen eines digitalen Arbeitsplatzes. (…) Um die E-Mail abzulösen, wäre ein Kulturwandel notwendig.“
Butting ist überzeugt, dass sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team in Collaboration-Hubs wie Slack deutlich effektiver und effizienter organisieren lässt als mit der E-Mail. Slack geht davon aus, dass bis zum Jahr 2025 die komplette Team-Zusammenarbeit in Collaboration-Hubs stattfinden wird. „Ich persönlich habe die Zahl meiner Mails mit Slack bereits um etwa 90 Prozent reduziert“, erklärt Butting.
Für Anna-Lena Schwalm, Analys­tin bei Crisp Research, gehört die E-Mail ebenfalls noch „zu den elementaren Anwendungen eines digitalen Arbeitsplatzes. Sie hat sich als business­tauglicher Standard etabliert und hat ihre Aufgaben und Use-Cases, etwa beim Versand von Anhängen mit verschlüsselten Inhalten. Um die E-Mail abzu­lösen, wäre ein Kulturwandel notwendig. Der erste Impuls ist noch immer, eine E-Mail zu schreiben.“ Bei der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten werden E-Mails laut Schwalm nicht von Chat-Plattformen verdrängt werden, weil die E-Mail viele vorteilhafte Funktionen bietet: Sie ist plattformneutral, es gibt keine Kompatibilitätsprobleme, sie lässt sich zeitversetzt bearbeiten und erfordert keine unmittelbare Antwort.
Schwalm rechnet allerdings damit, dass die Nutzung der E-Mail insbesondere bei der internen Kommunikation weiter zurückgehen wird. Denn: „Die E-Mail ist kein Collaboration-Tool.“
Beispiel: „Süddeutsche Zeitung“
Die Redaktion der Süddeutschen Zeitung verwendet Slack und einen darin integrierten Bot, um Rechercheprozesse zu beschleunigen.
In der Vergangenheit setzte das Redaktionsteam mit mehr als 300 Mitgliedern eine Kombination aus verschiedenen Tools zum Chatten, dem Besprechen von Artikeln oder zum Planen der Redak­tionsschichten ein. Daher liefen auf den Rechnern der Mitarbeiter ständig mehrere Anwendungen gleichzeitig. Um all diese Funktionen zu kombinieren und zu automatisieren, kreierte das Team den @SZbot.
Der @SZbot ist mit Google Script verfasst und verfügt über mehr als 20 Funktionen. Er zieht sich über eine API-Integration in Google Script Daten von der Webseite SZ.de, aus Google-Dokumenten und -Tabellen sowie von anderen Diensten. Diese Daten werden dann entweder automatisch in Slack übertragen oder bei Bedarf, wenn der Benutzer einen Befehl eingibt. Das Team der Süddeutschen Zeitung kann jetzt folgende Informationen abrufen: Schichtzuteilungen, die Leistung von Artikeln auf der Homepage und entsprechende Updates, Daten zum Seiten-Traffic, Schreibweisen von Namen sowie Übersetzungen. Zudem kann der @SZbot auch die Top-Storys von anderen Nachrichtenseiten einfließen lassen, damit das Team auch mit Blick auf die exklusiven Beiträge der Konkurrenz immer auf dem Laufenden ist.
Der Nachrichtenkonzern hat daneben auch andere Prozesse automatisiert. Der Homepage-Bot zeigt jeden auf der Homepage veröffentlichten Artikel und jegliche Updates in einem Slack-Channel und für jeden Autor an. Der Boost-Bot informiert das Team darüber, welche Nachrichten und Beiträge besonders gut auf Desktop oder mobilen Geräten funktionieren.
Die Vorteile für die Süddeutsche Zeitung liegen auf der Hand: Die Integration des Bots in Slack beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, senkt die Kosten und die Mitarbeiter erhalten eine gute Übersicht in viel kürzerer Zeit. Zudem verbessert Slack die Zusammenarbeit im Team.
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